Апостиль, легалізація і багатомовні витяги: що насправді потрібно для справи

Коротка відповідь

Усе залежить від того, яка країна видала документ. Якщо вона бере участь у Віденській конвенції № 16 від 8 вересня 1976 року — достатньо оригіналу багатомовного витягу, виданого не раніше ніж за 2 роки до подання: апостиль і переклад не потрібні. Якщо країна в конвенції не бере участі — потрібні свідоцтво і витяг з апостилем (або консульською легалізацією) та засвідчений переклад румунською.

Країни Віденської конвенції № 16

Австрія, Бельгія, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Німеччина, Греція, Іспанія, Італія, Кабо-Верде, Литва, Люксембург, Молдова, Нідерланди, Північна Македонія, Польща, Португалія, Румунія, Сербія, Словенія, Туреччина, Франція, Хорватія, Чорногорія, Швейцарія, Естонія.

Для заявників із бессарабським корінням ключове тут — Молдова. Якщо ваші акти видані молдовськими органами, правильне прохання у відділенні загсу або в Agenția Servicii Publice звучить так: «extras multilingv» за Конвенцією № 16. Такий документ ANC приймає як є.

Якщо документ видано країною поза конвенцією

Наприклад, Україною, Росією, Казахстаном, Ізраїлем, США. Порядок такий:

1. Отримати свідоцтво і окремо витяг (довідку) з актового запису — обидва не старші за два роки на дату подання.
2. Поставити апостиль — якщо країна бере участь у Гаазькій конвенції 1961 року. Якщо ні — пройти консульську легалізацію: засвідчення в МЗС країни видачі і потім у румунському консульстві або в МЗС Румунії.
3. Зробити переклад румунською в перекладача, авторизованого Міністерством юстиції Румунії, і засвідчити підпис перекладача в нотаріуса.
4. У низці випадків апостилюється і сам переклад — уточнюйте за країною видачі.

Порядок дій, що заощаджує гроші

• Спершу з’ясуйте, що саме у вас на руках: свідоцтво, витяг чи копія. Апостиль ставлять на оригінал, і переробка коштує дорожче, ніж один запит заздалегідь.
• Перевірте дату видачі витягів: документ, отриманий понад два роки тому, доведеться замовляти заново — апостилювати його безглуздо.
• Молдовські документи замовляйте одразу в багатомовній формі. Один запит замість трьох процедур.
• Переклади робіть наприкінці, коли комплект зібрано: якщо доведеться дозамовляти витяг, перекладати заново будете вже своїм коштом.

Де тут помиляються

• Апостилюють багатомовний витяг. Зайва процедура і зайві гроші.
• Перекладають у «звичайного» перекладача. Румунська сторона приймає переклад авторизованого Мін’юстом Румунії перекладача з нотаріальним засвідченням підпису.
• Ставлять апостиль на нотаріальну копію замість оригіналу. Часта і дорога помилка.
• Вважають, що апостиль підтверджує зміст. Він підтверджує лише підпис, якість того, хто підписав, і печатку — не факти в документі.

Що беремо на себе

Визначаємо за кожним документом, що саме потрібно: багатомовний витяг, апостиль чи консульська легалізація. Замовляємо документи в потрібній формі, ставимо апостилі, робимо переклади в авторизованих Мін’юстом Румунії перекладачів із нотаріальним засвідченням. Один раз порахована схема легалізації заощаджує і гроші, і місяць-другий на переробках.

Часті запитання

Скільки діє апостиль? У самого апостиля строку немає, але обмеження накладає документ: витяг має бути не старшим за два роки на дату подання.

Де ставлять апостиль у Молдові та Україні? У Молдові — через Agenția Servicii Publice; в Україні — в органі, залежно від типу документа (Мін’юст для актів цивільного стану).

Чи вимагає Румунія апостиль на документи з країн ЄС? Для актів цивільного стану з країн ЄС і країн, з якими Румунія має двосторонні договори про взаємне визнання документів, легалізація не потрібна.