Редакція від 29 вересня 2026 року. Чинна редакція — docdoc.mirkit.com/uk/konfidentsiynist/.
1. Хто обробляє ваші дані
Контролер даних — MIRKIT sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (товариство з обмеженою відповідальністю), реєстраційний номер KRS 0000818540, REGON 385074112), адреса: ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Польща. Сервіс і сайт працюють під назвою DocDoc; контролером даних залишається MIRKIT sp. z o.o.
Питання про обробку даних: docdoc@mirkit.com.
Політику написано з урахуванням Загального регламенту ЄС про захист даних (GDPR) і застосовується до всіх, хто користується сайтом docdoc.mirkit.com та нашими послугами.
2. Які дані ми обробляємо
2.1. Коли ви користуєтеся сайтом
| Дані | Звідки |
|---|---|
| IP-адреса, тип пристрою та браузера, сторінки і час візиту | автоматично, журнали сервера |
| Країна за IP-адресою | визначається в момент показу сторінки за локальною базою DB-IP, встановленою на нашому сервері |
| Файли cookie та аналогічні технології | див. розділ 8 |
Про визначення країни. Ми зіставляємо вашу IP-адресу з країною, щоб заздалегідь підставити телефонний код у поле форми — це єдина мета. Зіставлення відбувається на нашому сервері: запит нікуди не йде, зовнішні геосервіси не беруть участі, сама адреса внаслідок цієї операції не зберігається, не пов’язується з вашою заявкою і не використовується для профілювання. Визначається лише країна, не місто і не адреса. Файли cookie при цьому не встановлюються.
2.2. Коли ви залишаєте заявку або пишете нам
Ім’я або те, як до вас звертатися; телефон, адреса електронної пошти, ідентифікатор у месенджері; опис вашої ситуації; мова спілкування; зміст листування.
2.3. Коли ми ведемо вашу справу
Це найчутливіша частина, і її обсяг залежить від послуги:
- дані, що посвідчують особу: прізвище, ім’я, дата і місце народження, громадянство, реквізити паспортів і посвідчень особи, особисті ідентифікаційні номери;
- відомості про сім’ю та спорідненість: дані про подружжя, дітей, батьків, дідусів, бабусь і давніших предків — в обсязі, який вимагає уповноважений орган;
- документи: свідоцтва та витяги з актів цивільного стану, архівні довідки, довідки про несудимість, документи про освіту та мовні сертифікати, довіреності, копії та переклади;
- відомості про хід справи: номер справи, листування з органами, рішення, строки;
- платіжні дані: відомості про рахунки та платежі. Повних реквізитів банківських карток ми не отримуємо і не зберігаємо.
2.4. Особливі категорії даних
Частина документів може містити дані, які GDPR відносить до особливих категорій:
- відомості про віросповідання — метричні книги та церковні записи, які використовуються для підтвердження спорідненості, часто ведуться за конфесіями;
- дані про здоров’я — медичні документи, якщо за станом здоров’я ви звільняєтеся від окремих процедур або просите про особливий порядок.
Такі дані ми обробляємо лише тоді, коли вони потрібні для вашої справи, і на підставі вашої явної згоди або для встановлення і здійснення правових вимог (ст. 9(2)(a) і 9(2)(f) GDPR). Ви маєте право відкликати згоду; це може зробити надання послуги неможливим, і ми попередимо про це заздалегідь.
Ми не запитуємо відомості про політичні погляди, членство в організаціях, статеве життя та інші особливі категорії, що не стосуються справи. Якщо такі дані потрапили до нас випадково — у складі документа, — вони не використовуються і видаляються, якщо це не порушує цілісності справи.
3. Навіщо і на якій підставі
| Мета | Правова підстава |
|---|---|
| Відповісти на заявку, оцінити вашу ситуацію, підготувати кошторис | ст. 6(1)(b) — заходи перед укладенням договору |
| Надавати послуги: готувати документи, вести справу, спілкуватися з вами | ст. 6(1)(b) — виконання договору |
| Залучати підрядників і організовувати їхню роботу | ст. 6(1)(b) і 6(1)(f) — законний інтерес у наданні послуги |
| Працювати з особливими категоріями даних (п. 2.4) | ст. 9(2)(a) — явна згода; ст. 9(2)(f) — правові вимоги |
| Виставляти рахунки, вести бухгалтерію, зберігати документи | ст. 6(1)(c) — юридичний обов’язок |
| Захищати свої права у спорах, розглядати претензії | ст. 6(1)(f) — законний інтерес |
| Забезпечувати роботу і безпеку сайту | ст. 6(1)(f) — законний інтерес |
| Визначати країну за IP, щоб підставити телефонний код у форму | ст. 6(1)(f) — законний інтерес: зручність заповнення форми |
| Аналітика сайту та розсилки про матеріали | ст. 6(1)(a) — ваша згода; відкликається будь-коли |
Ми не ухвалюємо рішень щодо вас виключно автоматизованими засобами і не займаємося профілюванням із юридичними наслідками. Безкоштовна перевірка підстави на сайті — довідковий розрахунок за введеними вами даними, її результат не є рішенням і ні до чого вас не зобов’язує.
4. Дані інших людей
Для справ про громадянство за походженням потрібні дані ваших родичів, зокрема померлих, і дітей, яких включають до звернення.
Передаючи нам такі дані, ви підтверджуєте, що маєте право це робити і що повідомили живих родичів про обробку. Дані дітей обробляються на підставі згоди одного з батьків або законного представника.
5. Кому ми передаємо дані
Ми не продаємо дані і не передаємо їх для чужого маркетингу. Передача можлива лише в обсязі, потрібному для конкретної мети:
| Кому | Навіщо | Що передається |
|---|---|---|
| Підрядникам: перекладачам, архівним фахівцям, партнерам у країні звернення, мовним школам | виконання частини робіт | лише необхідний мінімум; клієнта підрядник бачить знеособлено, якщо повне ім’я не потрібне для документа |
| Уповноваженим органам, архівам, консульським установам, нотаріусам | подання й отримання документів за вашим дорученням | склад, який вимагає орган |
| Постачальникам ІТ-послуг: хостинг, електронна пошта, система ведення справ, сервіси розсилок і месенджери | технічна робота сервісу | дані, що потрапляють до відповідного сервісу |
| Банкам і платіжним провайдерам | розрахунки | платіжні реквізити, призначення платежу |
| Бухгалтерським і юридичним консультантам, аудиторам | облік і захист прав | у потрібному обсязі |
| Державним органам | коли зобов’язані за законом | на вимогу |
З постачальниками ІТ-послуг і підрядниками, які обробляють дані за нашим дорученням, укладаються договори про обробку даних за ст. 28 GDPR: вони діють суворо за нашими інструкціями, не використовують ваші дані у своїх цілях і зобов’язані дотримуватися конфіденційності.
Вище перелічено категорії одержувачів — цього вимагає ст. 13 GDPR. Конкретних підрядників, партнерів і постачальників сервісів ми не розкриваємо: їхній склад є комерційною таємницею, а анонімність сторін — умова нашої роботи, що захищає зокрема вас. Якщо ви надішлете запит про доступ до своїх даних, ми відповімо в обсязі, передбаченому законом.
Врахуйте характер месенджерів. Якщо ви самі обираєте спілкування в месенджері, метадані листування обробляє його оператор за своїми правилами. Документи ми просимо передавати в Особистому кабінеті, а не в месенджері.
6. Передача за межі ЄЕЗ
Справи за походженням майже завжди пов’язані з архівами та органами за межами Європейської економічної зони — насамперед у Молдові та Україні.
Передача даних до таких країн відбувається:
- на підставі стандартних договірних умов ЄС, якщо підрядник працює за нашим дорученням; або
- на підставі ст. 49(1)(b) GDPR — коли передача потрібна для виконання договору з вами: наприклад, архівний запит фізично неможливо виконати інакше; або
- на підставі ст. 49(1)(e) — для встановлення і здійснення правових вимог.
Перед такою передачею ми оцінюємо її необхідність і передаємо мінімально потрібний обсяг.
7. Скільки ми зберігаємо дані
| Дані | Строк |
|---|---|
| Заявки, за якими не укладено договір | до 12 місяців з останнього звернення — щоб повернутися до вашого питання, якщо ви напишете знову |
| Матеріали справи та листування | на час ведення справи і 3 роки після її завершення — для відповідей на запити органів і захисту прав сторін |
| Бухгалтерські документи | строк, встановлений законодавством про бухгалтерський облік Польщі: 5 років, рахуючи з кінця фінансового року |
| Дані, що обробляються за згодою (розсилки, аналітика) | до відкликання згоди |
| Технічні журнали вебсервера | не більше ніж 30 днів: ротація щоденна, файли старші за цей строк видаляються автоматично |
| Країна, визначена за IP | не зберігається: використовується лише під час формування сторінки |
Журнали вебсервера — це технічні записи про запити (адреса, час, запитана сторінка), які створюються автоматично. Ми не аналізуємо за ними поведінку відвідувачів, не пов’язуємо їх із заявками і справами та не передаємо третім особам; вони потрібні для діагностики збоїв і безпеки. Видалення налаштоване автоматично: журнали ротуються щодоби, і записи старші за тридцять днів видаляються без нашої участі.
Якщо строк минув, але дані потрібні для захисту прав у незавершеному спорі або для виконання припису органу, вони зберігаються до закінчення відповідної процедури і видаляються одразу після. Ви можете попросити видалити дані раніше строку — ми видалимо все, що не зобов’язані зберігати за законом.
Оригінали документів повертаються вам після завершення справи. Електронні копії видаляються або знеособлюються після спливу строку зберігання.
8. Файли cookie
Сайт використовує лише технічні cookie: вони потрібні для роботи сторінок, форм зворотного зв’язку і збереження ваших налаштувань. Такі файли встановлюються без згоди, оскільки без них сайт не працює.
Аналітичних і рекламних cookie ми не встановлюємо, трекери сторонніх рекламних систем на сайті не використовуються. Якщо це зміниться, ми оновимо політику і додамо банер згоди до встановлення таких файлів.
Зовнішні сервіси. Показуючи сторінки, сайт не звертається до сторонніх сервісів: шрифти, зображення і скрипти віддаються з нашого домену, тому ваша IP-адреса не стає відомою нікому, крім нас. Аналітики та рекламних систем на сайті немає.
Визначення країни за IP теж працює без зовнішніх сервісів: використовується база DB-IP Country Lite, встановлена на нашому сервері (джерело: db-ip.com, ліцензія CC BY 4.0).
Керувати файлами cookie можна в налаштуваннях браузера: їх можна видалити або заборонити. Відмова від технічних cookie може порушити роботу форм на сайті.
9. Як ми захищаємо дані
- доступ до справ — за ролями, лише тим працівникам і підрядникам, кому він потрібен для роботи;
- передача даних на сайті та в Особистому кабінеті — захищеним з’єднанням (TLS);
- скани документів, що посвідчують особу, не зберігаються в системі управління відносинами з клієнтами: там ведуться лише статуси і метадані справи;
- резервні копії, журналювання доступу, регулярний перегляд прав;
- у разі витоку, що загрожує вашим правам, ми повідомляємо наглядовий орган протягом 72 годин, а вас — без невиправданої затримки.
10. Ваші права
Ви маєте право:
- отримати доступ до своїх даних і копію обробки;
- виправити неточні дані;
- видалити дані («право бути забутим») — якщо немає обов’язку їх зберігати;
- обмежити обробку;
- заперечити проти обробки на підставі законного інтересу;
- отримати дані в машиночитаному вигляді і передати їх іншому контролеру;
- відкликати згоду будь-коли — це не впливає на законність обробки до відкликання;
- подати скаргу до наглядового органу із захисту даних: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), uodo.gov.pl, а також до органу країни вашого проживання.
Запит надсилайте на docdoc@mirkit.com. Ми відповідаємо протягом
одного місяця; у складних випадках строк може бути продовжений ще на два місяці, про що ми повідомимо. Для захисту ваших же даних ми можемо попросити підтвердити особу.
Звернення безкоштовне. Плата можлива лише за явно необґрунтовані або повторювані запити, у межах, які допускає GDPR.
11. Зміни політики
Ми оновлюємо політику в разі зміни процесів або законодавства. Нова редакція публікується на цій сторінці із зазначенням дати. Про суттєві зміни, що стосуються ваших прав, ми додатково повідомляємо електронною поштою, якщо маємо вашу адресу.
12. Контакти
MIRKIT sp. z o.o. ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Польща Загальні питання: docdoc@mirkit.com · Питання про дані: docdoc@mirkit.com Телефон: +33 7 57 69 12 89