Apostille, légalisation et extraits plurilingues : ce qu’un dossier exige réellement

La réponse courte

Tout dépend du pays qui a délivré le document. S’il est partie à la Convention de Vienne n° 16 du 8 septembre 1976, l’original de l’extrait plurilingue délivré depuis moins de 2 ans suffit : ni apostille ni traduction. Si le pays n’y est pas partie, il faut l’acte et l’extrait avec apostille (ou légalisation consulaire) et une traduction certifiée en roumain.

Les pays parties à la Convention de Vienne n° 16

Allemagne, Autriche, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Cap-Vert, Croatie, Espagne, Estonie, France, Grèce, Italie, Lituanie, Luxembourg, Macédoine du Nord, Moldavie, Monténégro, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Roumanie, Serbie, Slovénie, Suisse, Turquie.

Pour les demandeurs d’origine bessarabienne, le pays clé est la Moldavie. Si vos actes ont été délivrés par les autorités moldaves, la bonne formulation au service d’état civil ou auprès d’Agenția Servicii Publice est : « extras multilingv » au titre de la Convention n° 16. L’ANC accepte ce document tel quel.

Si le document vient d’un pays hors convention

Ukraine, Russie, Kazakhstan, Israël ou États-Unis, par exemple. La marche à suivre :

1. Obtenir l’acte et, séparément, l’extrait du registre — tous deux de moins de deux ans à la date du dépôt.
2. Faire apposer l’apostille, si le pays est partie à la Convention de La Haye de 1961. Sinon, passer par la légalisation consulaire : certification au ministère des Affaires étrangères du pays émetteur, puis au consulat roumain ou au ministère roumain.
3. Faire établir la traduction en roumain par un traducteur agréé par le ministère roumain de la Justice, la signature du traducteur étant certifiée par notaire.
4. Dans certains cas, la traduction elle-même est apostillée — à vérifier selon le pays émetteur.

L’ordre des démarches qui fait économiser

• Déterminez d’abord ce que vous détenez : un acte, un extrait ou une copie. L’apostille s’appose sur l’original, et refaire coûte plus cher qu’une demande anticipée.
• Vérifiez la date de délivrance des extraits : un document obtenu il y a plus de deux ans devra être recommandé — l’apostiller n’a aucun sens.
• Commandez d’emblée les documents moldaves sous forme plurilingue. Une demande au lieu de trois procédures.
• Faites les traductions en dernier, une fois le dossier complet : si un extrait doit être recommandé, la nouvelle traduction sera à votre charge.

Les erreurs les plus fréquentes

• Apostiller un extrait plurilingue. Procédure inutile et dépense superflue.
• Passer par un traducteur « ordinaire ». La partie roumaine accepte la traduction d’un traducteur agréé par le ministère roumain de la Justice, avec signature certifiée.
• Apostiller une copie notariée au lieu de l’original. Erreur fréquente et coûteuse.
• Croire que l’apostille atteste le contenu. Elle n’atteste que la signature, la qualité du signataire et le sceau — non les faits consignés.

Ce dont nous nous chargeons

Nous déterminons, document par document, ce qu’il faut : extrait plurilingue, apostille ou légalisation consulaire. Nous commandons les pièces dans la bonne forme, faisons apposer les apostilles et réalisons les traductions chez des traducteurs agréés par le ministère roumain de la Justice, avec certification notariale. Un schéma de légalisation calculé une fois fait économiser de l’argent et un à deux mois de reprises.

Questions fréquentes

Quelle est la durée de validité d’une apostille ? L’apostille n’expire pas, mais le document impose sa limite : l’extrait doit avoir moins de deux ans à la date du dépôt.

Où obtient-on l’apostille en Moldavie et en Ukraine ? En Moldavie via Agenția Servicii Publice ; en Ukraine auprès de l’autorité compétente selon le type de document (ministère de la Justice pour les actes d’état civil).

La Roumanie exige-t-elle l’apostille sur les documents de l’UE ? Pour les actes d’état civil issus de pays de l’UE et de pays liés à la Roumanie par des conventions bilatérales de reconnaissance mutuelle, la légalisation n’est pas requise.