Offre publique de prestation de services d’information et de conseil

Version du 29 septembre 2026. La version en vigueur est toujours publiée sur docdoc.mirkit.com/fr/conditions-generales/.

1. De quoi s’agit-il

Il s’agit d’une offre publique — une proposition de conclure un contrat de prestation de services aux conditions décrites ci-dessous. L’offre est faite par MIRKIT sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (société à responsabilité limitée), numéro d’enregistrement KRS 0000818540, REGON 385074112, numéro fiscal NIP PL9522202492, adresse : ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Pologne), qui fournit ses prestations sous la dénomination commerciale DocDoc — ci-après « le Prestataire », « nous ».

La partie au contrat est bien MIRKIT sp. z o.o. « DocDoc » est le nom du service et du site ; il ne constitue pas une personne morale distincte.

Le contrat est conclu au moment de l’acceptation (section 4). Aucun document distinct n’a à être signé, mais sur demande nous établirons un contrat bilatéral aux mêmes conditions.

L’offre s’adresse aux personnes physiques majeures et capables ainsi qu’aux personnes morales. Si vous agissez en qualité de consommateur (c’est-à-dire en dehors d’une activité professionnelle), le droit de la consommation s’applique également et prévaut sur ces conditions lorsqu’elles vous seraient moins favorables.

2. Définitions

Client, vous — la personne ayant accepté l’offre.

Prestations — l’accompagnement informationnel, consultatif et organisationnel dans la préparation des documents, décrit à la section 3 et détaillé sur les pages de services et dans le Devis.

Dossier — l’ensemble des travaux relatifs à votre demande, divisé en étapes.

Étape — une partie autonome des travaux, avec son délai, son prix et son livrable.

Devis — le document qui vous est adressé et qui énumère les étapes, leur prix et leurs délais. Le Devis fait partie intégrante du contrat.

Sous-traitant — un tiers auquel nous faisons appel pour une partie des travaux (traducteur, chercheur en archives, partenaire dans le pays de dépôt, école de langue, entre autres).

Autorité compétente — l’organisme public ou autre qui statue sur votre demande (par exemple l’Autorité nationale pour la citoyenneté de Roumanie, ANC ; les services d’état civil ; les postes consulaires ; les archives).

Espace client — la section du site et/ou tout autre canal convenu où le Dossier est suivi.

3. Objet du contrat

3.1. Ce que nous faisons

• nous conseillons sur la liste des pièces, la procédure et les délais en vigueur à la date de la consultation ;
• nous évaluons votre situation et vous indiquons s’il existe un fondement documenté pour saisir l’Autorité compétente ;
• nous aidons à obtenir, reconstituer et mettre en forme les documents : demandes aux archives et aux services d’état civil, légalisation (apostille, légalisation consulaire), traductions assermentées et notariées ;
• nous constituons et vérifions le dossier, vous préparons au dépôt et vous accompagnons lors du dépôt et des étapes suivantes ;
• nous suivons l’avancement de votre demande et aidons à préparer les réponses aux demandes de l’Autorité compétente ;
• nous organisons le travail des Sous-traitants et répondons devant vous de leur choix.

3.2. Ce que nous NE faisons PAS

Ce sont des conditions essentielles, non une formalité :

• nous ne fournissons pas de services juridiques au sens de la législation sur l’aide juridique : nous ne vous représentons pas devant les administrations ni les tribunaux, ne déposons pas de documents en votre nom et n’agissons pas comme votre mandataire, sauf convention expresse dans un contrat distinct avec un avocat ;
• nous ne garantissons pas le résultat : la décision sur votre demande appartient exclusivement à l’Autorité compétente, selon ses propres règles et ses propres délais ;
• nous n’influons pas sur les délais d’examen par l’Autorité compétente et ne proposons aucune prestation visant à les raccourcir ;
• nous ne participons à aucun acte contraire à la loi : nous ne produisons ni n’utilisons de documents inexacts, ne créons pas de fondements fictifs, n’organisons pas de prête-noms et n’aidons pas à contourner les exigences en vigueur, y compris linguistiques.

Une demande en ce sens justifie la résiliation immédiate du contrat sans remboursement des étapes déjà exécutées.

3.3. Informations publiées sur le site

Les contenus du site ont une valeur informative, ne constituent pas un conseil individuel et ne remplacent pas l’analyse d’une situation précise. Nous indiquons la date de vérification des faits ; les exigences et délais des Autorités compétentes peuvent changer après publication.

4. Conclusion du contrat

Vaut acceptation de l’offre — c’est-à-dire accord avec ses conditions — l’un quelconque des actes suivants :

1. le paiement, total ou partiel, de la facture correspondant à la première étape ;
2. la signature du Devis ou l’envoi d’une confirmation écrite du Devis par un canal convenu (e-mail, Espace client, messagerie) ;
3. le commencement effectif de l’utilisation des Prestations après réception du Devis — par exemple la remise de vos documents pour traitement.

À compter de l’acceptation, le contrat a la valeur d’un écrit. Si une condition ne vous convient pas, n’accomplissez aucun de ces actes et écrivez-nous : la clause litigieuse peut être convenue séparément.

5. Déroulement des travaux

5.1. Les travaux sont divisés en étapes. Le contenu, le prix et le délai de chaque étape sont fixés dans le Devis avant le début des travaux.

5.2. Nous entamons une étape après son paiement et après réception des documents et informations nécessaires à cette étape.

5.3. Les échanges ont lieu dans l’Espace client et/ou par le canal convenu. Vous vous engagez à tenir vos coordonnées à jour et à consulter les messages : une demande de l’Autorité compétente laissée sans réponse peut entraîner un refus.

5.4. Le livrable d’une étape est remis dans l’Espace client ou par un autre moyen convenu. L’étape est réputée acceptée si, dans un délai de

5 jours ouvrables à compter de la remise, vous n’avez pas adressé d’observations motivées. Les observations sont traitées dans un délai raisonnable et sans supplément, dès lors qu’elles portent sur l’objet de l’étape.

5.5. Nous pouvons faire appel à des Sous-traitants sans accord distinct, tout en restant responsables devant vous du résultat de leur travail dans les limites de la section 10.

5.6. Vous pouvez suspendre les travaux sur le Dossier en nous en informant par écrit. Les étapes payées mais non entamées sont alors remboursées selon la section 8.

6. Vos documents et informations

6.1. Vous répondez de l’exactitude des informations fournies et de l’authenticité des documents. Nous vérifions l’exhaustivité et la conformité formelle aux exigences, mais nous ne sommes pas un organisme d’expertise et n’établissons pas l’authenticité des pièces.

6.2. Vous confirmez être en droit de nous transmettre les documents et données personnelles de tiers (conjoint, enfants, proches) cités dans votre demande, et avoir informé ces personnes du traitement de leurs données.

6.3. S’il apparaît que les documents ou informations fournis sont inexacts, nous pouvons suspendre ou interrompre immédiatement les travaux. Les sommes versées pour les étapes exécutées ne sont pas remboursées et le préjudice du Prestataire est indemnisable.

6.4. Les documents originaux sont remis et restitués selon les modalités convenues par écrit. Nous ne répondons pas de la perte ou de la détérioration d’originaux par les services de livraison au-delà de la valeur déclarée de l’envoi.

7. Prix et paiement

7.1. Le prix de chaque étape figure au Devis en euro (EUR) et est fixé au moment de l’accord sur celui-ci.

7.2. Le paiement s’effectue sur facture, par virement bancaire ou par tout autre moyen indiqué sur la facture, avant le début de l’étape concernée, sauf mention contraire au Devis. Le paiement est réputé effectué à la date de crédit sur notre compte.

7.3. Ne sont pas compris dans le prix des Prestations et restent à votre charge : les taxes et droits des Autorités compétentes ; le coût des attestations d’archives, apostilles, légalisations et traductions lorsqu’ils ne sont pas expressément inclus au Devis ; les cours de préparation à l’examen de langue et le coût de l’examen ; les actes notariés ; les frais postaux et de coursier ; vos déplacements, votre hébergement et les frais liés ; les commissions bancaires.

7.4. Si des travaux supplémentaires non prévus au Devis s’avèrent nécessaires, nous les convenons séparément. Sans votre accord, aucun travail supplémentaire n’est exécuté ni facturé.

7.5. Les taxes sont appliquées conformément à la législation de Pologne. Le régime fiscal applicable et le montant de la taxe figurent sur la facture. Si le Client est une personne morale identifiée à la TVA dans un autre État membre de l’Union européenne, la taxe peut être due selon le mécanisme d’autoliquidation ; dans ce cas, le Client communique son numéro de TVA avant l’émission de la facture.

8. Droit de rétractation et remboursement

8.1. Les consommateurs de l’Union européenne disposent d’un délai de 14 jours à compter de la conclusion du contrat à distance pour se rétracter, sans avoir à se justifier. Il suffit de nous adresser une déclaration dénuée d’ambiguïté à docdoc@mirkit.com.

8.2. Si vous demandez que les Prestations commencent avant l’expiration des 14 jours, nous ne commençons qu’après votre accord exprès et votre reconnaissance du fait que, les Prestations une fois intégralement exécutées durant ce délai, vous perdez le droit de rétractation. En cas d’exécution partielle suivie d’une rétractation, vous payez au prorata la part effectivement exécutée.

8.3. Au-delà du délai de 14 jours, vous pouvez résilier le contrat à tout moment. Dans ce cas :

• les étapes payées et exécutées ne sont pas remboursées ;
• l’étape payée dont l’exécution a commencé est remboursée déduction faite des frais réellement engagés et de la valeur de la part exécutée ;
• les étapes payées et non commencées sont intégralement remboursées.

8.4. Le remboursement s’effectue par le même moyen que le paiement, dans un délai de

14 jours à compter de l’accord sur le montant.

8.5. Un refus de l’Autorité compétente ne constitue pas un motif de remboursement des Prestations fournies : nous vendons un travail de préparation et d’accompagnement, non la décision de l’autorité.

9. Délais

9.1. Les délais des étapes figurent au Devis et sont indicatifs pour ce qui dépend de tiers : archives, services d’état civil, traducteurs, postes consulaires, Autorités compétentes.

9.2. Nous ne répondons pas des délais d’examen par l’Autorité compétente. Les repères que nous publions reposent sur des données officielles et la pratique à la date de publication et ne constituent pas un engagement.

9.3. Les délais sont prolongés du temps d’attente de vos documents, informations, paiements ou réponses, ainsi que de la durée des circonstances visées à la section 13.

10. Responsabilité

10.1. Nous répondons de la bonne exécution des Prestations : exhaustivité et ponctualité des conseils, exactitude des documents préparés, respect des délais convenus pour ce qui dépend de nous.

10.2. Nous ne répondons pas : des décisions et des délais des Autorités compétentes ; des évolutions législatives et de la pratique administrative postérieures à l’exécution ; de l’absence ou de la perte de fonds d’archives ; des conséquences d’informations inexactes que vous auriez fournies ; des conséquences de vos propres démarches et de celles de tiers que vous auriez mandatés ; des délais que vous auriez laissé passer après notre information.

10.3. Plafond de responsabilité. La responsabilité globale du Prestataire au titre du contrat est limitée au montant effectivement payé par vous pour l’étape à l’origine de la réclamation. Le manque à gagner et les préjudices indirects ne sont pas indemnisés. Cette limitation ne s’applique ni en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, ni lorsque la loi ne l’autorise pas.

10.4. Si notre erreur oblige à refaire un travail, nous le refaisons à nos frais ou remboursons le prix de l’étape concernée — à votre choix.

11. Sous-traitants, confidentialité, anonymat des parties

11.1. Nous faisons appel à des Sous-traitants et organisons leur travail. Les parties n’échangent pas leurs coordonnées directement : les échanges passent par nous ou par l’Espace client. Cette clause protège les deux parties et revêt un caractère essentiel.

11.2. Nous nous engageons à ne divulguer à des tiers aucune information sur vous ou votre Dossier, sauf lorsque cela est nécessaire à l’exécution des Prestations (transmission à un Sous-traitant dans la mesure requise) ou exigé par la loi.

11.3. Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante du contrat.

12. Contenus du site

Les textes, guides, check-lists et autres contenus du site sont protégés par le droit d’auteur et appartiennent au Prestataire. Vous pouvez les utiliser librement à des fins personnelles, y compris les imprimer. Toute copie ou publication à des fins commerciales, notamment sur d’autres sites, requiert notre accord écrit.

13. Force majeure

Les parties sont exonérées de responsabilité pour l’inexécution due à des circonstances indépendantes de leur volonté : conflits armés, catastrophes naturelles, grèves, actes des autorités, y compris la suspension du fonctionnement des archives, des postes consulaires et des Autorités compétentes, indisponibilité des systèmes d’information publics. Les délais d’exécution sont prolongés de la durée de ces circonstances.

14. Réclamations et litiges

14.1. La phase précontentieuse est obligatoire. Les réclamations sont adressées à docdoc@mirkit.com ; nous répondons dans un délai de 14 jours.

14.2. Le contrat est régi par le droit de Pologne. Pour les consommateurs, cela ne les prive pas de la protection des dispositions impératives du pays de leur résidence habituelle.

14.3. Les litiges non réglés à l’amiable relèvent du tribunal du siège du Prestataire, sauf dispositions impératives contraires du droit de la consommation.

14.4. Les consommateurs peuvent recourir au règlement extrajudiciaire auprès des organismes habilités dans leur pays de résidence : les registres de ces organismes sont tenus par les autorités nationales de protection des consommateurs.

15. Modification de l’offre

15.1. Nous pouvons modifier l’offre. La nouvelle version est publiée sur docdoc.mirkit.com/fr/conditions-generales/ avec sa date et s’applique aux contrats conclus après sa publication.

15.2. Les contrats déjà conclus restent régis par la version en vigueur à la date de l’acceptation. Un archivage des versions est fourni sur demande.

16. Coordonnées du Prestataire

MIRKIT sp. z o.o. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (société à responsabilité limitée), numéro d’enregistrement KRS 0000818540, REGON 385074112 Numéro fiscal : NIP PL9522202492 Adresse : ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Pologne E-mail : docdoc@mirkit.com Téléphone : +33 7 57 69 12 89 Site : docdoc.mirkit.com Les coordonnées bancaires figurent sur la facture.

*MIRKIT sp. z o.o. (service DocDoc) est une société d’information et de conseil. Nous ne sommes pas avocats et ne fournissons pas de services juridiques : nous ne déposons pas de documents au nom des clients et ne les représentons pas devant les administrations. La décision sur une demande appartient à l’autorité compétente du pays concerné.*