Редакция от 29 сентября 2026 года. Действующая редакция — docdoc.mirkit.com/privacy/.
1. Кто обрабатывает ваши данные
Контролёр данных — MIRKIT sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (общество с ограниченной ответственностью), регистрационный номер KRS 0000818540, REGON 385074112), адрес: ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Польша. Сервис и сайт работают под названием DocDoc; контролёром данных остаётся MIRKIT sp. z o.o.
Вопросы об обработке данных: docdoc@mirkit.com.
Политика написана с учётом Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR) и применяется ко всем, кто пользуется сайтом docdoc.mirkit.com и нашими услугами.
2. Какие данные мы обрабатываем
2.1. Когда вы пользуетесь сайтом
| Данные | Откуда |
|---|---|
| IP-адрес, тип устройства и браузера, страницы и время визита | автоматически, журналы сервера |
| Страна по IP-адресу | определяется в момент показа страницы по локальной базе DB-IP, установленной на нашем сервере |
| Файлы cookie и аналогичные технологии | см. раздел 8 |
Про определение страны. Мы сопоставляем ваш IP-адрес со страной, чтобы заранее подставить телефонный код в поле формы — это единственная цель. Сопоставление происходит на нашем сервере: запрос никуда не уходит, внешние геосервисы не участвуют, сам адрес в результате этой операции не сохраняется, не связывается с вашей заявкой и не используется для профилирования. Определяется только страна, не город и не адрес. Файлы cookie при этом не устанавливаются.
2.2. Когда вы оставляете заявку или пишете нам
Имя или то, как к вам обращаться; телефон, адрес электронной почты, идентификатор в мессенджере; описание вашей ситуации; язык общения; содержание переписки.
2.3. Когда мы ведём ваше дело
Это самая чувствительная часть, и её объём зависит от услуги:
- данные, удостоверяющие личность: фамилия, имя, дата и место рождения, гражданство, реквизиты паспортов и удостоверений личности, личные идентификационные номера;
- сведения о семье и родстве: данные о супруге, детях, родителях, дедушках, бабушках и более ранних предках — в объёме, который требует уполномоченный орган;
- документы: свидетельства и выписки из актов гражданского состояния, архивные справки, справки о несудимости, документы об образовании и языковых сертификатах, доверенности, копии и переводы;
- сведения о ходе дела: номер дела, переписка с органами, решения, сроки;
- платёжные данные: сведения о счетах и платежах. Полные реквизиты банковских карт мы не получаем и не храним.
2.4. Особые категории данных
Часть документов может содержать данные, которые GDPR относит к особым категориям:
- сведения о вероисповедании — метрические книги и церковные записи, которые используются для подтверждения родства, часто ведутся по конфессиям;
- данные о здоровье — медицинские документы, если по состоянию здоровья вы освобождаетесь от отдельных процедур или просите об особом порядке.
Такие данные мы обрабатываем только тогда, когда они необходимы для вашего дела, и на основании вашего явного согласия либо для установления и осуществления правовых требований (ст. 9(2)(a) и 9(2)(f) GDPR). Вы вправе отозвать согласие; это может сделать оказание услуги невозможным, и мы предупредим об этом заранее.
Мы не запрашиваем сведения о политических взглядах, членстве в организациях, сексуальной жизни и иных особых категориях, не относящихся к делу. Если такие данные попали к нам случайно — в составе документа, — они не используются и удаляются, если это не мешает целостности дела.
3. Зачем и на каком основании
| Цель | Правовое основание |
|---|---|
| Ответить на заявку, оценить вашу ситуацию, подготовить смету | ст. 6(1)(b) — меры перед заключением договора |
| Оказывать услуги: готовить документы, вести дело, общаться с вами | ст. 6(1)(b) — исполнение договора |
| Привлекать подрядчиков и организовывать их работу | ст. 6(1)(b) и 6(1)(f) — законный интерес в оказании услуги |
| Работать с особыми категориями данных (п. 2.4) | ст. 9(2)(a) — явное согласие; ст. 9(2)(f) — правовые требования |
| Выставлять счета, вести бухгалтерию, хранить документы | ст. 6(1)(c) — юридическая обязанность |
| Защищать свои права в спорах, рассматривать претензии | ст. 6(1)(f) — законный интерес |
| Обеспечивать работу и безопасность сайта | ст. 6(1)(f) — законный интерес |
| Определять страну по IP, чтобы подставить телефонный код в форму | ст. 6(1)(f) — законный интерес: удобство заполнения формы |
| Аналитика сайта и рассылки о материалах | ст. 6(1)(a) — ваше согласие; отзывается в любой момент |
Мы не принимаем решений в отношении вас исключительно автоматизированными средствами и не занимаемся профилированием с юридическими последствиями. Бесплатная проверка основания на сайте — справочный расчёт по введённым вами данным, её результат не является решением и ни к чему вас не обязывает.
4. Данные других людей
Для дел о гражданстве по происхождению требуются данные ваших родственников, в том числе умерших, и детей, включаемых в обращение.
Передавая нам такие данные, вы подтверждаете, что вправе это делать и что уведомили живущих родственников об обработке. Данные детей обрабатываются на основании согласия родителя или законного представителя.
5. Кому мы передаём данные
Мы не продаём данные и не передаём их для чужого маркетинга. Передача возможна только в объёме, необходимом для конкретной цели:
| Кому | Зачем | Что передаётся |
|---|---|---|
| Подрядчикам: переводчикам, архивным специалистам, партнёрам в стране обращения, языковым школам | выполнение части работ | только необходимый минимум; клиента подрядчик видит обезличенно, если полное имя не нужно для документа |
| Уполномоченным органам, архивам, консульским учреждениям, нотариусам | подача и получение документов по вашему поручению | состав, который требует орган |
| Поставщикам ИТ-услуг: хостинг, электронная почта, система ведения дел, сервисы рассылок и мессенджеры | техническая работа сервиса | данные, попадающие в соответствующий сервис |
| Банкам и платёжным провайдерам | расчёты | платёжные реквизиты, назначение платежа |
| Бухгалтерским и юридическим консультантам, аудиторам | учёт и защита прав | в необходимом объёме |
| Государственным органам | когда обязаны по закону | по требованию |
С поставщиками ИТ-услуг и подрядчиками, обрабатывающими данные по нашему поручению, заключаются договоры об обработке данных по ст. 28 GDPR: они действуют строго по нашим инструкциям, не используют ваши данные в своих целях и обязаны соблюдать конфиденциальность.
Выше перечислены категории получателей — этого требует ст. 13 GDPR. Конкретных подрядчиков, партнёров и поставщиков сервисов мы не раскрываем: их состав является коммерческой тайной, а анонимность сторон — условие нашей работы, защищающее в том числе вас. Если вы направите запрос о доступе к своим данным, мы ответим в объёме, предусмотренном законом.
Учтите характер мессенджеров. Если вы сами выбираете общение в мессенджере, метаданные переписки обрабатываются его оператором по его правилам. Документы мы просим передавать в Личном кабинете, а не в мессенджере.
6. Передача за пределы ЕЭЗ
Дела по происхождению почти всегда связаны с архивами и органами за пределами Европейской экономической зоны — прежде всего в Молдове и Украине.
Передача данных в такие страны происходит:
- на основании стандартных договорных условий ЕС, если подрядчик работает по нашему поручению; либо
- на основании ст. 49(1)(b) GDPR — когда передача необходима для исполнения договора с вами: например, архивный запрос физически невозможно исполнить иначе; либо
- на основании ст. 49(1)(e) — для установления и осуществления правовых требований.
Перед такой передачей мы оцениваем её необходимость и передаём минимально нужный объём.
7. Сколько мы храним данные
| Данные | Срок |
|---|---|
| Заявки, по которым не заключён договор | до 12 месяцев с последнего обращения — чтобы вернуться к вашему вопросу, если вы напишете снова |
| Материалы дела и переписка | на время ведения дела и 3 года после его завершения — для ответов на запросы органов и защиты прав сторон |
| Бухгалтерские документы | срок, установленный законодательством о бухгалтерском учёте Польши: 5 лет, считая с конца финансового года |
| Данные, обрабатываемые по согласию (рассылки, аналитика) | до отзыва согласия |
| Технические журналы веб-сервера | не более 30 дней: ротация ежедневная, файлы старше этого срока удаляются автоматически |
| Страна, определённая по IP | не хранится: используется только при формировании страницы |
Журналы веб-сервера — это технические записи о запросах (адрес, время, запрошенная страница), которые создаются автоматически. Мы не анализируем по ним поведение посетителей, не связываем их с заявками и делами и не передаём их третьим лицам; они нужны для диагностики сбоев и безопасности. Удаление настроено автоматически: журналы ротируются каждые сутки, и записи старше тридцати дней удаляются без нашего участия.
Если срок истёк, но данные нужны для защиты прав в незавершённом споре или для исполнения предписания органа, они хранятся до окончания соответствующей процедуры и удаляются сразу после. Вы можете попросить удалить данные раньше срока — мы удалим всё, что не обязаны хранить по закону.
Оригиналы документов возвращаются вам по завершении дела. Электронные копии удаляются или обезличиваются по истечении срока хранения.
8. Файлы cookie
Сайт использует только технические cookie: они нужны для работы страниц, форм обратной связи и сохранения ваших настроек. Такие файлы ставятся без согласия, поскольку без них сайт не работает.
Аналитических и рекламных cookie мы не устанавливаем, трекеры сторонних рекламных систем на сайте не используются. Если это изменится, мы обновим политику и добавим баннер согласия до установки таких файлов.
Внешние сервисы. При показе страниц сайт не обращается к сторонним сервисам: шрифты, изображения и скрипты отдаются с нашего домена, поэтому ваш IP-адрес не становится известен никому, кроме нас. Аналитики и рекламных систем на сайте нет.
Определение страны по IP тоже работает без внешних сервисов: используется база DB-IP Country Lite, установленная на нашем сервере (источник: db-ip.com, лицензия CC BY 4.0).
Управлять файлами cookie можно в настройках браузера: их можно удалить или запретить. Отказ от технических cookie может нарушить работу форм на сайте.
9. Как мы защищаем данные
- доступ к делам — по ролям, только тем сотрудникам и подрядчикам, кому он нужен для работы;
- передача данных на сайте и в Личном кабинете — по защищённому соединению (TLS);
- сканы удостоверяющих документов не хранятся в системе управления отношениями с клиентами: там ведутся только статусы и метаданные дела;
- резервные копии, журналирование доступа, регулярный пересмотр прав;
- при утечке, угрожающей вашим правам, мы уведомляем надзорный орган в течение 72 часов и вас — без неоправданной задержки.
10. Ваши права
Вы вправе:
- получить доступ к своим данным и копию обработки;
- исправить неточные данные;
- удалить данные («право быть забытым») — если нет обязанности их хранить;
- ограничить обработку;
- возразить против обработки на основании законного интереса;
- получить данные в машиночитаемом виде и передать их другому контролёру;
- отозвать согласие в любой момент — это не влияет на законность обработки до отзыва;
- подать жалобу в надзорный орган по защите данных: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), uodo.gov.pl, а также в орган страны вашего проживания.
Запрос направляйте на docdoc@mirkit.com. Мы отвечаем в течение
одного месяца; в сложных случаях срок может быть продлён ещё на два месяца, о чём мы сообщим. Для защиты ваших же данных мы можем попросить подтвердить личность.
Обращение бесплатно. Плата возможна только за явно необоснованные или повторяющиеся запросы, в пределах, допускаемых GDPR.
11. Изменения политики
Мы обновляем политику при изменении процессов или законодательства. Новая редакция публикуется на этой странице с указанием даты. Существенные изменения, затрагивающие ваши права, мы дополнительно сообщаем по электронной почте, если у нас есть ваш адрес.
12. Контакты
MIRKIT sp. z o.o. ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Польша Общие вопросы: docdoc@mirkit.com · Вопросы о данных: docdoc@mirkit.com Телефон: +33 7 57 69 12 89