Version du 29 septembre 2026. La version en vigueur est publiée sur docdoc.mirkit.com/fr/confidentialite/.
1. Qui traite vos données
Le responsable du traitement est MIRKIT sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (société à responsabilité limitée), numéro d’enregistrement KRS 0000818540, REGON 385074112), adresse : ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Pologne. Le service et le site fonctionnent sous le nom DocDoc ; le responsable du traitement reste MIRKIT sp. z o.o.
Questions relatives au traitement des données : docdoc@mirkit.com.
Cette politique est rédigée conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et s’applique à toute personne utilisant le site docdoc.mirkit.com et nos services.
2. Quelles données nous traitons
2.1. Lorsque vous utilisez le site
| Données | Origine |
|---|---|
| Adresse IP, type d’appareil et de navigateur, pages consultées et heure de visite | automatiquement, journaux du serveur |
| Pays déduit de l’adresse IP | déterminé au moment de l’affichage de la page, à partir de la base DB-IP installée sur notre propre serveur |
| Cookies et technologies similaires | voir la section 8 |
À propos de la détection du pays. Nous rapprochons votre adresse IP d’un pays afin de préremplir l’indicatif téléphonique dans le formulaire — c’est le seul objectif. Ce rapprochement a lieu sur notre serveur : aucune requête n’en sort, aucun service de géolocalisation externe n’intervient, et l’adresse elle-même n’est pas conservée à l’issue de cette opération, n’est pas rattachée à votre demande et ne sert pas au profilage. Seul le pays est déterminé, ni la ville ni l’adresse. Aucun cookie n’est déposé à cette occasion.
2.2. Lorsque vous nous adressez une demande
Votre nom ou la façon dont vous souhaitez être appelé ; téléphone, adresse e-mail, identifiant de messagerie ; la description de votre situation ; votre langue de communication ; le contenu des échanges.
2.3. Lorsque nous traitons votre dossier
C’est la partie la plus sensible, et son étendue dépend de la prestation :
- données d’identité : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, références des passeports et pièces d’identité, numéros d’identification personnels ;
- données de famille et de filiation : conjoint, enfants, parents, grands-parents et ascendants plus lointains — dans la mesure exigée par l’autorité compétente ;
- documents : actes et extraits d’état civil, attestations d’archives, extraits de casier judiciaire, diplômes et certificats de langue, procurations, copies et traductions ;
- suivi du dossier : numéro de dossier, correspondance avec les autorités, décisions, délais ;
- données de paiement : informations sur les factures et les règlements. Nous ne recevons ni ne conservons les coordonnées complètes de cartes bancaires.
2.4. Catégories particulières de données
Certains documents peuvent contenir des données que le RGPD range parmi les catégories particulières :
- convictions religieuses — les registres paroissiaux servant à établir la filiation sont souvent tenus par confession ;
- données de santé — documents médicaux, lorsque votre état de santé vous dispense de certaines procédures ou justifie une organisation particulière.
Nous ne traitons ces données que lorsqu’elles sont nécessaires à votre dossier, et sur la base de votre consentement explicite ou pour la constatation et l’exercice de droits en justice (art. 9(2)(a) et 9(2)(f) RGPD). Vous pouvez retirer votre consentement ; cela peut rendre la prestation impossible, et nous vous en informerons à l’avance.
Nous ne demandons pas d’informations sur les opinions politiques, l’appartenance à des organisations, la vie sexuelle ou d’autres catégories particulières sans rapport avec le dossier. Si de telles données nous parviennent par accident — dans un document — elles ne sont pas utilisées et sont supprimées, sauf si cela compromet l’intégrité du dossier.
3. Pourquoi et sur quelle base
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Répondre à votre demande, évaluer votre situation, établir un devis | art. 6(1)(b) — mesures précontractuelles |
| Fournir les prestations : préparer les documents, suivre le dossier, échanger avec vous | art. 6(1)(b) — exécution du contrat |
| Faire appel à des sous-traitants et organiser leur travail | art. 6(1)(b) et 6(1)(f) — intérêt légitime à fournir la prestation |
| Traiter des catégories particulières de données (voir 2.4) | art. 9(2)(a) — consentement explicite ; art. 9(2)(f) — droits en justice |
| Émettre des factures, tenir la comptabilité, conserver les documents | art. 6(1)(c) — obligation légale |
| Défendre nos droits en cas de litige, traiter les réclamations | art. 6(1)(f) — intérêt légitime |
| Assurer le fonctionnement et la sécurité du site | art. 6(1)(f) — intérêt légitime |
| Déterminer le pays par l’IP pour préremplir l’indicatif | art. 6(1)(f) — intérêt légitime : confort de saisie |
| Statistiques du site et lettres d’information | art. 6(1)(a) — votre consentement, révocable à tout moment |
Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé et ne pratiquons pas de profilage produisant des effets juridiques. La vérification gratuite proposée sur le site est un calcul indicatif à partir de ce que vous saisissez ; son résultat n’est pas une décision et ne vous engage à rien.
4. Données de tiers
Les dossiers de citoyenneté par filiation exigent des données concernant vos proches, y compris décédés, et les enfants inclus dans la demande.
En nous transmettant ces données, vous confirmez être en droit de le faire et avoir informé les proches vivants du traitement. Les données des enfants sont traitées sur la base du consentement d’un parent ou du représentant légal.
5. À qui nous transmettons les données
Nous ne vendons pas les données et ne les transmettons pas à des fins de marketing tiers. La transmission n’a lieu que dans la mesure nécessaire à une finalité précise :
| Destinataire | Finalité | Ce qui est transmis |
|---|---|---|
| Sous-traitants : traducteurs, chercheurs en archives, partenaires dans le pays de dépôt, écoles de langue | exécution d’une partie des travaux | le strict minimum ; le sous-traitant voit le client de façon anonymisée lorsque le nom complet n’est pas requis par le document |
| Autorités compétentes, archives, postes consulaires, notaires | dépôt et obtention de documents sur vos instructions | ce que l’autorité exige |
| Prestataires informatiques : hébergement, messagerie, outil de suivi des dossiers, services d’envoi et messageries | fonctionnement technique du service | les données qui parviennent au service concerné |
| Banques et prestataires de paiement | règlements | coordonnées de paiement, objet du règlement |
| Conseils comptables et juridiques, auditeurs | comptabilité et défense des droits | dans la mesure nécessaire |
| Autorités publiques | lorsque la loi nous y oblige | sur demande |
Avec les prestataires informatiques et les sous-traitants qui traitent des données sur nos instructions, nous concluons des accords de sous-traitance au sens de l’art. 28 RGPD : ils agissent strictement selon nos instructions, n’utilisent pas vos données à leurs propres fins et sont tenus à la confidentialité.
La liste ci-dessus énumère des catégories de destinataires, comme l’exige l’art. 13 RGPD. Nous ne divulguons pas l’identité des sous-traitants, partenaires et prestataires : elle relève du secret des affaires, et l’anonymat des parties est une condition de notre travail qui vous protège également. Si vous exercez votre droit d’accès, nous répondrons dans les limites prévues par la loi.
Tenez compte de la nature des messageries. Si vous choisissez d’échanger par messagerie, les métadonnées de cette correspondance sont traitées par son opérateur selon ses propres règles. Nous vous demandons de transmettre les documents via l’Espace client, et non par messagerie.
6. Transferts hors EEE
Les dossiers de filiation impliquent presque toujours des archives et des administrations situées hors de l’Espace économique européen — principalement en Moldavie et en Ukraine.
Le transfert vers ces pays s’effectue :
- sur la base des clauses contractuelles types de l’UE, lorsque le sous-traitant agit sur nos instructions ; ou
- sur la base de l’art. 49(1)(b) RGPD — lorsque le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat conclu avec vous : une demande d’archives, par exemple, ne peut matériellement pas être exécutée autrement ; ou
- sur la base de l’art. 49(1)(e) — pour la constatation et l’exercice de droits en justice.
Avant tout transfert, nous en évaluons la nécessité et n’envoyons que le minimum requis.
7. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Demandes n’ayant pas abouti à un contrat | jusqu’à 12 mois après le dernier contact — pour reprendre votre question si vous nous réécrivez |
| Pièces du dossier et correspondance | pendant le traitement du dossier et 3 ans après sa clôture — pour répondre aux autorités et défendre les droits des parties |
| Documents comptables | la durée fixée par la législation comptable de polonaise : 5 ans à compter de la fin de l’exercice |
| Données traitées sur consentement (lettres d’information, statistiques) | jusqu’au retrait du consentement |
| Journaux techniques du serveur web | 30 jours au maximum : rotation quotidienne, les fichiers plus anciens sont supprimés automatiquement |
| Pays déduit de l’adresse IP | non conservé : utilisé uniquement lors de l’affichage de la page |
Les journaux du serveur web sont des enregistrements techniques des requêtes (adresse, heure, page demandée) créés automatiquement. Nous ne les utilisons pas pour analyser le comportement des visiteurs, ne les rattachons ni aux demandes ni aux dossiers et ne les transmettons à personne ; ils servent au diagnostic des incidents et à la sécurité. La suppression est automatique : les journaux tournent toutes les 24 heures et les entrées de plus de trente jours disparaissent sans notre intervention.
Si la durée est écoulée mais que les données restent nécessaires à la défense de droits dans un litige en cours ou à l’exécution d’une injonction, elles sont conservées jusqu’à la fin de cette procédure puis supprimées aussitôt. Vous pouvez demander une suppression anticipée : nous effacerons tout ce que la loi ne nous oblige pas à conserver.
Les documents originaux vous sont restitués à la clôture du dossier. Les copies électroniques sont supprimées ou anonymisées à l’expiration de la durée de conservation.
8. Cookies
Le site n’utilise que des cookies techniques : ils sont nécessaires au fonctionnement des pages, des formulaires et à la mémorisation de vos préférences. Ces fichiers sont déposés sans consentement, car le site ne fonctionne pas sans eux.
Nous ne déposons ni cookies de mesure d’audience ni cookies publicitaires, et aucun traceur publicitaire tiers n’est utilisé. Si cela devait changer, nous mettrions cette politique à jour et ajouterions une bannière de consentement avant tout dépôt.
Services externes. Lors de l’affichage des pages, le site ne fait appel à aucun service tiers : polices, images et scripts sont servis depuis notre domaine, si bien que votre adresse IP n’est connue de personne d’autre que nous. Il n’y a sur le site ni mesure d’audience ni publicité.
La détection du pays par IP fonctionne elle aussi sans service externe : elle s’appuie sur la base DB-IP Country Lite installée sur notre serveur (source : db-ip.com, licence CC BY 4.0).
Vous pouvez gérer les cookies dans les réglages de votre navigateur : ils peuvent être supprimés ou bloqués. Refuser les cookies techniques peut empêcher les formulaires de fonctionner.
9. Comment nous protégeons les données
- l’accès aux dossiers est attribué par rôle, uniquement aux collaborateurs et sous-traitants qui en ont besoin ;
- les données transitent sur le site et dans l’Espace client par connexion sécurisée (TLS) ;
- les scans de pièces d’identité ne sont pas conservés dans l’outil de gestion de la relation client : celui-ci ne contient que les statuts et les métadonnées du dossier ;
- sauvegardes, journalisation des accès, revue régulière des habilitations ;
- en cas de violation menaçant vos droits, nous informons l’autorité de contrôle sous 72 heures et vous-même dans les meilleurs délais.
10. Vos droits
Vous avez le droit :
- d’accéder à vos données et d’en obtenir une copie ;
- de rectifier des données inexactes ;
- d’effacer vos données (« droit à l’oubli ») — lorsque nous ne sommes pas tenus de les conserver ;
- de limiter le traitement ;
- de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
- de recevoir vos données dans un format lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable de traitement ;
- de retirer votre consentement à tout moment — sans effet sur la licéité du traitement antérieur ;
- d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), uodo.gov.pl, ainsi qu’auprès de l’autorité de votre pays de résidence.
Adressez votre demande à docdoc@mirkit.com. Nous répondons sous
un mois ; dans les cas complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois, ce dont nous vous informerons. Pour protéger vos propres données, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.
La démarche est gratuite. Des frais ne sont possibles qu’en cas de demandes manifestement infondées ou répétitives, dans les limites autorisées par le RGPD.
11. Modifications de la politique
Nous mettons cette politique à jour lorsque nos processus ou la loi évoluent. La nouvelle version est publiée sur cette page avec sa date. Les changements importants touchant à vos droits vous sont en outre signalés par e-mail, si nous disposons de votre adresse.
12. Contact
MIRKIT sp. z o.o. ul. Chełmżyńska 180A, 04-464 Warszawa, Pologne Questions générales : docdoc@mirkit.com · Questions sur les données : docdoc@mirkit.com Téléphone : +33 7 57 69 12 89